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¿Cómo Firmar un Documento? PDF y Word

Estamos en un momento en el cual somos consciente de la importancia de reciclaje y el de no acumular papeles sin necesidad, por lo tanto a la hora de firmar un documento ya sea desde el PC o desde el móvil, la mejor forma es firmarlo en el acto sin necesidad de imprimirlo y volverlo a escanear, que no solo hace perder tiempo, sino que pierde calidad el documento PDF o Word.

Vamos a ver las mejores formas de firmar un documento y como se puede llegar a automatizar el proceso para que en cuestión de segundos se pueda firmar un documento ya sea online, con una aplicación o software.

Métodos para firmar un documento

Estos métodos son los más habituales y se ha elegido los que mejor se puede adaptar a cualquier circunstancia y sin necesidad de tener grandes conocimientos.

Se puede hablar de insertar firma digital en Word para firmar el documento y demostrar que es verdadero, pero esto no es la típica firma que conocemos a la hora de firmar un documento en persona, ni es de lo que trata este artículo.

1. Firmar el documento online

  • PDF: Para firmar el documento de forma online hay que acceder a una web que acepte editar el PDF gratis, para ello tenemos por ejemplo a la herramienta (iLovePDF), en la cual siguiendo los siguientes pasos se podrá firmar sin problemas:
  1. Se sube el documento.
  2. Se selecciona en dibujo a mano alzada.
  3. Se realiza la firma de la mejor forma posible.

Yo personalmente he firmado así muchos documentos, y nunca he tenido ningún tipo de problema, ni con la administración ni con otros personajes. Mi consejo es que si tienes una firma compleja, la realices por tramos.

  • WORD: Si se trata un documento Word no se permitirá realizar una firma de forma online, pero si existe una herramienta online (Word a PDF) para pasar el documento a PDF y posteriormente firmarlo, como se ha indicado arriba.

2. Firmar con una aplicación

Para este paso solo se va a explicar como firmar con una aplicación gratuita que permite crear una firma digital para el PDF o Word, existen otras app para crear firmas, pero estas son las mejores.

  • PDF: La aplicación disponible para ello y más popular y sencilla de utilizar es ‘Fill and Sign‘ se encuentra disponible en las tiendas de aplicaciones y esta en español. La primera vez que se utiliza se debe de realizar al firma en el móvil y se quedará guardada para ser utilizada cuando se quiera, y se coloca con dos clicks.

firma creada con app fill and sign

  • WORD: Para crear una firma en Word, es muy sencillo, se instala y se abre la app Word.
  1. Se abre el documento a firmar, y se hace zoom sobre el espacio a firmar.
  2. Abrimos el menú (a) y se selecciona la opción dibujar (b).
  3. Se realiza la firma.

firmar word online

3. Digitalizar firma manuscrita

Esta forma no es la mas limpia y quizás tampoco la más profesional pero el acabado es casi perfecto, y solo hay que hacerlo una vez. Este método es compatible con la firma online y totalmente válida para insertar la firma digital en Word, ya que la técnica utilizada será subirlo como imagen y colocarlo en el hueco de la firma.

  1. Se firma en un papel totalmente en blanco, con un tamaño más grande de lo habitual.
  2. Posteriormente se recomienda que sea repasada con un rotulador para aumentar el grosor de la firma.
  3. Se escanea la firma, o se toma una foto de la firma con el móvil.
  4. Se edita la foto, primero se recorta para que solo quede en pantalla la firma sin bordes, y si es posible se rellena de color blanco los huecos (para eliminar posibles marcas del folio.
  5. Con cualquier editor, ya sea el normal de Word o con un editor de PDF, se puede añadir la firma manuscrita como si fuese una imagen y quedará casi perfecta.

La firma manuscrita si se hace con cuidado y queda bien a bolígrafo, se puede capturar la firma, al insertarla en el PDF o Word puede parecer que haya sido firmado realmente.

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