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¿Cómo editar un PDF en 2020?

¿Necesitas editar un PDF? Entre los servicios en línea y el software a instalar, hay muchas soluciones gratuitas para reorganizarlo, añadir comentarios, rellenar sus campos de formulario o incluso editar su contenido.

Si el formato PDF se utiliza principalmente para distribuir fácilmente los documentos para su consulta, a veces es útil poder editar un archivo PDF. No todas las modificaciones son posibles cuando no se dispone del documento original que se utilizó para generar el PDF, pero hay herramientas para realizar las operaciones más comunes :

  1. Reorganizar el PDF, moviendo o borrando páginas, rotando algunas páginas del modo vertical al modo apaisado, cortando el PDF original en varias partes o fusionándolo con otros PDF.
  2. Añadir información superpuesta en las páginas: una gran flecha roja, una palabra resaltada, un círculo o rectángulo que rodea un pasaje importante, una imagen, añadir texto escrito en cualquier parte de una página
  3. Anotar y comentar en el PDF: funciones de colaboración y de intercambio para resaltar una palabra o una frase, añadir comentarios o elementos gráficos (flechas, elipses, etc.) para atraer la atención de sus colegas, escribir en el PDF o colocar un gran sello de marca de agua “Confidencial” en ciertas páginas.
  4. Rellene un formulario PDF, escriba su nombre y dirección, una fecha, marque una casilla, añada una firma, guarde los datos introducidos para devolver el formulario por correo electrónico o para imprimirlo.
  5. Editar el contenido del PDF, con funciones avanzadas para intervenir sobre el texto o las imágenes, corregir errores, reescribir un título o un párrafo, extraer texto de un PDF escaneado mediante reconocimiento óptico de caracteres.

Entre los servicios en línea y el software descargable, Internet está llena de soluciones gratuitas para intervenir fácilmente en la mayoría de las situaciones. Dependiendo del PDF y de los cambios a realizar, pueden ser necesarias diferentes herramientas.

Las dos primeras categorías (reorganizar y añadir información al PDF) están al alcance de la mayoría de los servicios online gratuitos, y ofrecemos una selección para ayudarle a realizar estas tareas. Sin embargo, muchos no permiten añadir comentarios o ver las anotaciones hechas con un visor de PDF como Adobe Reader.

El software libre se llama visualizadores de PDF o lectores de PDF. Ofrecen muchas más funciones que el navegador web que puedes usar actualmente para ver los PDF (Chrome, Firefox, Safari, Edge…), y cubren el añadir información, anotar un PDF y rellenar un formulario. Aunque no permiten reorganizar un PDF como los servicios en línea, ni corregir una palabra o un título como en los editores de PDF reales, gracias a sus funciones de colaboración, los lectores permiten añadir comentarios, dibujar formas en el documento (líneas, círculos, rectángulos…) y escribir texto en un área de formulario (o en cualquier otra parte de la página), por ejemplo.

Si regularmente anota PDFs que merecen permanecer privados, instale software gratuito en su computadora como Acrobat Reader o Foxit Reader. En el Mac, Preview, que viene con el MacOS, también hace estas tareas muy bien. Y no te preocupes, las anotaciones añadidas con un lector son editables con sus competidores tanto en PC como en Mac, así que no obligas a tus corresponsales a usar el mismo visor de PDF que tú.

Sin embargo, a pesar de que prometen “editar” un PDF, muchos programas y servicios gratuitos o semilibres en realidad se pierden nuestra última categoría: edición avanzada de PDF para editar texto e imágenes. Para estas características premium, el software mejor pagado lo lleva un poco más alto. Pero eso no significa que no puedan ser frustrantes: para corregir un error o reescribir un título, por ejemplo, todavía se necesitan las fuentes utilizadas por el autor del PDF. Y hasta la más mínima intervención puede interrumpir un diseño muy elaborado, haciendo que incluso las alteraciones menores sean dolorosas.

Por lo tanto, para una edición avanzada, en lugar de utilizar un editor de PDF, lo ideal es tener el documento que se utilizó para generar el PDF: haces tus cambios en el documento en su formato y aplicación originales (Word, PowerPoint, LibreOffice, InDesign, QuarkXpress…), y lo vuelves a exportar al formato PDF. ¡Este es el método más fiable! Pero si sólo tiene el PDF sin el documento original, le damos algunas soluciones para intervenir en su archivo.

Editar un PDF en línea de forma gratuita

Editar un PDF online

Más raramente, algunos sitios agregan la modificación del texto del PDF, a menudo en una versión pagada. Nuestras pruebas no son estadísticas, pero en algunos sitios que ofrecen tanto edición en línea como descarga opcional de software para Windows o Mac, el software nos pareció más efectivo que el editor en línea. El software también evita el envío de sus archivos PDF confidenciales por Internet, pero comprueba en sus opciones si ciertas tareas no se subcontratan al sitio web, como ocurre a veces.

Editar un PDF con Adobe Acrobat Reader DC

En el origen del formato PDF, Adobe obviamente ofrece un excelente visor gratuito de PDF, un lector para Windows, Mac y teléfonos inteligentes que establece el estándar, si no la paleta más rica de opciones gratuitas para manipular y editar PDFs. Las funciones de edición avanzada – posiblemente las más avanzadas del mercado – están reservadas para la versión de pago de Adobe Acrobat Pro – posiblemente la más cara también.

Descargue el programa gratuito Adobe Acrobat Reader DC

Con Adobe Reader, sus PDF son procesados por su ordenador, por lo que no necesita estar conectado o confiar sus documentos a un sitio web. No es posible editar el texto en el visor libre, aunque se puede copiar/pegar el texto en otra aplicación.

La barra de herramientas de Acrobat Reader tiene algunas funciones de edición o colaboración como resaltar texto y posiblemente anotarlo, añadir un comentario en cualquier parte de la página o en una imagen, rellenar un formulario interactivo (introducir texto en los campos del formulario proporcionados por el autor del PDF o en cualquier lugar superpuesto, seleccionar respuestas de listas predefinidas, marcar casillas…), colocar un sello de marca de agua en una página (Aprobado, Confidencial, etc…), o sello personalizado), añadir una firma o iniciales que se pueden dibujar con el ratón o recuperar de un archivo de imagen.

Cada anotación aplicada en el lector de Adobe puede ser editada y eliminada por usted mismo o por un colega en una aplicación como Foxit Reader.

En PC y Mac, haga clic con el botón derecho del ratón en un elemento añadido para eliminarlo o para mostrar sus propiedades.

¿Para qué se usa la pestaña apariencia en Acrobat Reader?

En las Propiedades, la pestaña Apariencia se utiliza, por ejemplo, para cambiar el color de un elemento resaltado o la opacidad de un texto de marca de agua. En la pestaña General, se cambia el nombre del Autor de la intervención (por lo tanto su nombre). La caja de “Default” es importante para mantener sus opciones para las siguientes acciones, incluyendo la próxima vez que inicie el Adobe Acrobat Reader DC.

En Edición > Preferencias > Comentarios, también puede desmarcar la opción Usar siempre el ID de usuario en el campo Autor.

Editar un PDF con Foxit Reader

El visor gratuito de Foxit Reader para (Windows, Mac, teléfonos inteligentes) ha construido una sólida – y bien merecida – reputación frente a Acrobat Reader, de la cual se hace cargo de las características de colaboración y a veces añade algunas opciones.

Tampoco corrige los errores tipográficos en el PDF (una función sólo disponible en el editor de pago Foxit PhantomPDF, versión de prueba completa de 14 días), pero el visor del Foxit Reader facilita la adición de comentarios y anotaciones superpuestas, mensajes con marcas de agua, y la cumplimentación y firma de formularios.

Editar un PDF con Word

Si tiene Microsoft Word instalado en su PC o Mac, se le permite abrir un documento PDF para editar cada elemento, texto e imagen. Afrontémoslo, la importación de PDF sólo será fiel al original si las fuentes utilizadas para producir el PDF están disponibles… y si el diseño del documento original es lo suficientemente simple.

Abra el PDF como lo hace con otros documentos, a través del menú Archivo > Abrir.

El PDF se convierte al formato Word, por lo que tiene todas las herramientas habituales a su disposición para editar el texto y manipular las imágenes.

Una vez que haya hecho los cambios, haga clic en Archivo > Exportar > Crear documento PDF/XPS.

En la ventana de guardado de PDF, se puede elegir entre una optimización estándar (adecuada tanto para la publicación en línea como para la impresión, en la que la resolución de las imágenes no debe ser demasiado baja), o una optimización con un tamaño mínimo de archivo (más adecuada para la publicación en línea que para la impresión).

En la misma ventana, puede utilizar el botón Opciones para seleccionar las páginas que desea conservar en el PDF y establecer varios parámetros, incluida la protección con contraseña.

Evite sobrescribir el PDF original, nombre el PDF exportado de manera diferente.

Editar un PDF con LibreOffice

¿La suite ofimática gratuita LibreOffice aún no está instalada en tu ordenador? ¡Ganarías si lo instalas! Existe en versiones de Windows, Mac y Linux. Compatible con las aplicaciones de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), desde las que lee, modifica y guarda documentos, será útil en muchas situaciones distintas de la edición de PDF.

En LibreOffice, la presentación del documento PDF importado será fiel al original sólo si se instalan las fuentes utilizadas para crear el PDF, y la disposición es bastante sencilla.

Abrir un PDF a través del menú Archivo > Abrir lo convierte en un documento de LibreOffice y lo muestra en uno de sus módulos: procesador de textos Writer, software de presentación Impress (el equivalente de Microsoft PowerPoint) o software de dibujo Draw.

Para elegir con precisión en qué módulo debe abrirse el PDF, en la ventana Archivo > Abrir, desplácese hacia abajo en la lista Todos los archivos, verá que esta lista tiene varias secciones, incluyendo las secciones de Texto, Presentación y Dibujo. Al final de cada una de estas tres secciones, se le ofrecerá la posibilidad de elegir el formato PDF, por ejemplo PDF (Print) para la sección dedicada al módulo de presentación. Seleccione el PDF en la sección que le interese antes de abrir un archivo PDF.

En el módulo de dibujo, sólo se muestra una página del documento PDF. Vaya a la página siguiente o anterior del PDF importado a través del menú Página > Navegar.

Una vez completadas las modificaciones, elija Archivo > Exportar > Exportar a PDF y aproveche las múltiples opciones que ofrece LibreOffice para generar el PDF.

¿Cómo editar un PDF en Mac?

La mayoría de las soluciones discutidas en este artículo pueden ser accedidas en tu Mac para editar un PDF.

Podrás realizar la entrada de formularios, anotaciones y funciones de colaboración en visores gratuitos como Adobe Acrobat Reader DC, Foxit Reader o la aplicación que viene con tu Mac, Preview.

Editar un PDF con Inkscape

En Windows, MacOS y Linux, el programa de dibujo vectorial gratuito y de código abierto Inkscape es otro posible candidato para la edición de PDF, aunque es claramente una actividad al margen de su fabuloso universo creativo. Aquí, no se trata de anotar un PDF con funciones de colaboración, Inkscape importa una (sola) página de un PDF y pone a su disposición sus herramientas vectoriales para editar el documento – la gestión de varias páginas es posible con este plugin. A menos que ya tengas algún conocimiento de dibujo vectorial, Inkscape no es el software que lanzarías espontáneamente para editar un PDF rápidamente!

Editar un PDF con una versión de prueba del software

En el título de este tutorial les prometemos soluciones gratuitas… …mientras les recordamos en el preámbulo que también tienen sus límites. Para las necesidades profesionales, los editores de PDF pagados son mucho mejores para permitirle editar texto e imágenes, con herramientas similares a las de un procesador de textos. Pero ningún software es perfecto: en algunos PDF, añadir o eliminar una sola letra puede arruinar el diseño.

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